Organizacja spotkań biznesowych. O czym pamiętać.

Planowanie i organizacja spotkań biznesowych to zadanie niejednej firmy. Spotkania mogą być zarówno wewnętrzne, kiedy spotykają się pracownicy firm, jak i zewnętrzne, kiedy nawiązujemy kontakty, podpisujemy umowy czy przeprowadzamy negocjacje z klientami. O czym pamiętać, kiedy organizujesz spotkanie biznesowe?

  1. Cel spotkania i jego forma

Przed podejściem do organizacji spotkania, warto zdefiniować jej cel – czy chcemy zintegrować pracownika, znaleźć kontrahenta, a może przedstawić klientowi ofertę? Od celu zależy forma spotkania – czy powinno odbyć się w firmie, czy powinno być szkoleniem, warsztatem, czy ma mieć charakter integracyjny?

  1. Lista gości i informacje o uczestnikach

Po ustaleniu celu i formy spotkania, czas na zaplanowanie listy gości i zdobycie ich danych kontaktowych. Postaraj się maksymalnie dużo dowiedzieć o uczestnikach spotkania – o ich stanowisku, upodobaniach, preferencjach żywieniowych, wieku. Dyrektor po 60-tce nie koniecznie będzie miał takie same pojęcie o spotkaniu integracyjnym, jak dużo młodsi od niego kontrahenci, a i łatwiej zapanować nad menu wiedząc, że klient jest wegetarianinem.

  1. Budżet

Plan dotyczący imprezy musi mieścić się w ściśle określonym budżecie, dlatego sprawdź dostępne fundusze, a dopiero potem przejdź do konkretów. Czy skupiasz się na najekonomiczniejszych rozwiązaniach, czy wręcz przeciwnie?

  1. Harmonogram i miejsce spotkania

Restauracja, kawiarnia, sala konferencyjna, wyjazd? O której spotkanie będzie się zaczynać, co będzie działo się w trakcie? O czym warto pamiętać, czy wyposażenie miejsca jest na odpowiednim poziomie?

ref4

  1. Rozdzielenie zadań

Całość zepnij w projekt i wyznacz osoby, które będą odpowiedzialne za poszczególne jego części, a co zrobi firma zewnętrzna. Kto będzie wyszukiwał podwykonawców i się z nimi kontaktował? Kontroluj harmonogram i dbaj, aby wszystko odbyło się zgodnie z planem.

źródło: http://www.bnipolska.pl/spotkania/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *